Com o intuito de modernizar ainda mais a ADPEC, além de trazer mais economia e colaborar diretamente para a preservação do meio ambiente, a Associação finalizou neste mês o processo de digitalização de todos os documentos físicos. A digitalização iniciou no mês de abril e a estimativa é que tenham sido digitalizadas até 107 mil laudas, separadas em lotes de 10.541 documentos, divididas em 137 pastas na plataforma “TopSign – Gestão Digital de Documentos”.
Na ocasião, diversos papéis foram separados e passaram por uma triagem, tendo sido realizada a recuperação das páginas necessárias, havendo uma gestão de documentos até o momento de ser iniciado o processo de digitalização, tratamento dos documentos, correções, ajustes e aplicações de filtros.Posteriormente, a documentação foi indexada de forma alinhada na plataforma, passando por um processo de assinatura eletrônica com certificado ICP Brasil.
A validação digital dos documentos foi realizada pela presidenta da associação, Andréa Coelho, mediante certificado digital ICP Brasil, de forma que o documento recebeu assinatura digital garantindo sua validação jurídica, dando a ele o mesmo valor jurídico do documento original.
De acordo com a primeira secretária da ADPEC, Priscilla Holanda, esse é um legado muito importante que esta gestão da Associação deixa para futuras gestões. A Presidenta da ADPEC, Andrea Coelho, faz coro. “É um processo rápido e prático. Observamos essa necessidade depois que fizemos nosso planejamento estratégico no início do ano. Estamos contribuindo diretamente com a redução da produção de papel, o que também contribui para a preservação do meio ambiente, além de ser uma economia para a ADPEC não apenas de custos, mas também de espaço já que existiam muitos documentos físicos que estavam ocupando bastante nossa sede. Esse processo veio para modernizar a instituição e para deixar um legado para os próximos diretores que virão”.
